Des ventes manquées, de l’argent immobilisé et des stocks insuffisants sont autant de facteurs qui vous inquiètent ? Vous n’êtes pas seul. Au moins 46 % des entreprises ont des problèmes liés aux stocks parce qu’elles ne font pas de suivi ou qu’elles le font manuellement. Cette approche de la gestion de l’inventaire coûte aux détaillants américains 53 % des coûts de démarque non prévus. L’adoption d’une bonne stratégie de gestion de l’inventaire pour votre PME peut vous aider à réduire toutes ces pertes.

Dans cet article, nous aborderons une série de solutions, dont certaines pourraient changer la façon dont vous gérez l’inventaire de votre entreprise.

Qu’est-ce que la gestion d’inventaire ?

Vous êtes entrepreneur depuis un certain temps, vous êtes donc familiarisé avec des activités telles que la commande, le stockage et la vente de produits. D’autres aspects de la gestion de l’inventaire comprennent les produits de maintenance, de réparation et d’exploitation (MRO), l’entreposage et le traitement, l’emballage, le tri et la rotation des stocks. Compte tenu de tout ce qu’elle implique, la gestion de l’inventaire peut s’avérer une tâche délicate, en particulier pour les petites entreprises.

Si vous vous débattez avec la gestion manuelle des stocks, la documentation des processus et la conformité, il est temps d’envisager d’obtenir de l’aide.

Techniques utiles de gestion de l’inventaire pour les petites entreprises

La plupart des PME sont confrontées à des problèmes de surstockage ou de sous-stockage, de traitement médiocre, de détérioration, d’augmentation et de diminution de la demande des clients et d’utilisation optimale de l’espace de l’entrepôt. Pour vous aider à surmonter ces difficultés, nous avons rassemblé plusieurs conseils et astuces simples.

1.     Organiser et suivre

La première étape importante consiste à s’organiser. Organisez les informations relatives à vos stocks, à vos fournisseurs et à vos expéditions dans un système accessible. Pour organiser votre inventaire, vous avez besoin de données telles que le nom du produit et sa quantité, le nom du fournisseur ou du fabricant, le code universel des produits ou le numéro d’article, le prix de détail, de gros et de vente, les conditions de paiement, la quantité de réapprovisionnement, les informations relatives à l’expédition (poids, taille), les couleurs, la date de péremption et des photos.

Vous trouverez la plupart de ces informations sur vos bons de commande ou vous les obtiendrez auprès du vendeur. Ce dernier utilise souvent ses propres méthodes pour enregistrer ces données, qu’elles soient manuelles ou logicielles.

Une fois que vous disposez de ces informations, vous pouvez attribuer une UGS (unité de gestion des stocks) unique à vos produits. La mise à jour permanente de ces données peut vous aider à localiser plus rapidement les produits et à identifier les marchandises endommagées, les retours clients et les retards de livraison.

L’utilisation d’une feuille de calcul est une méthode très répandue, mais elle a aussi ses inconvénients. Les feuilles de calcul sont vulnérables aux erreurs humaines, prennent du temps, sont difficiles à mettre à jour et peuvent devenir suffisamment volumineuses pour générer des erreurs lors du chargement. De plus, elles représentent un problème si votre équipe est composée de plusieurs membres.

À la place, vous pouvez essayer les logiciels basés sur le cloud. Ils permettent à plusieurs utilisateurs d’accéder aux données à distance, sont faciles à mettre à jour et se synchronisent immédiatement.

Un autre aspect de l’organisation consiste à étiqueter les produits pour en assurer le suivi. Cela permet d’éviter les ruptures de stock lorsqu’un article préféré des consommateurs fait l’objet d’une forte demande. Des enquêtes montrent que les options d’étiquetage telles que la RFID (identification par radiofréquence) peuvent augmenter la précision des inventaires jusqu’à 95 %.

2.     Regrouper les articles de l’inventaire

Le fait de classer les articles en stock dans des catégories en fonction de leur valeur facilite le suivi et le contrôle des stocks. Cette technique est également connue sous le nom d’analyse ABC.

Elle fonctionne de la manière suivante.

• Les articles du groupe A comprennent les articles à forte demande qui vous rapportent les bénéfices les plus élevés.
• Les articles du groupe B comprennent les produits dont la demande est normale et qui génèrent une partie des bénéfices.
• Les articles du groupe C comprennent les produits qui n’affectent pas les bénéfices ou la demande individuellement, mais qui restent importants pour l’entreprise.

La priorité des commandes étant triée, les responsables des stocks peuvent réorienter leur attention sur la livraison, le stockage et la vente du groupe A.

L’analyse ABC vous aide à mieux négocier avec les fournisseurs et à augmenter les prix pour accroître les bénéfices lorsque la demande d’un produit est élevée.

Le principal avantage est que vous pouvez optimiser vos stocks pour réaliser un bénéfice maximal.

3.     Choisir une méthode de comptabilité des stocks

Vous pouvez simplifier la gestion de l’inventaire de votre entreprise en déterminant la méthode de comptabilisation des coûts d’inventaire qui vous convient le mieux.

Voici un aperçu des quatre méthodes les plus courantes :

First In First Out  – FIFO (Premier entré, premier sorti)

FIFO est une stratégie qui consiste à écouler d’abord les articles acquis en premier. Si votre entreprise travaille avec des denrées périssables ou des produits d’exportation, la méthode FIFO réduira considérablement les risques de dégradation des articles en stock. Parmi les autres avantages du FIFO, citons la réduction du revenu net total et, par conséquent, du revenu imposable total pour l’année lorsque les prix baissent. Il permet aux entreprises de déclarer un revenu imposable moins élevé sur les bénéfices provenant de la vente ultérieure de marchandises plus récentes.

Last In First Out – LIFO (Dernier entré, premier sorti)

La méthode LIFO est l’inverse de la méthode FIFO, selon laquelle vous commencez par vendre les articles en stock que vous avez achetés en dernier. La comptabilité LIFO réduit le bénéfice total et le revenu imposable d’une entreprise lorsque les prix augmentent. La méthode LIFO est particulièrement avantageuse pour les entreprises du secteur automobile ou de la vente au détail.

Voici une étude qui vous aidera à comprendre tous les effets du LIFO et du FIFO sur les bénéfices et les flux de trésorerie en période d’inflation et de déflation.

LIFO est accepté aux États-Unis dans le cadre des règles GAAP (Generally Accepted Accounting Principles). Toutefois, les normes IFRS (International Financing Reporting Standards), appliquées dans la plupart des autres pays du monde, interdisent l’utilisation du LIFO en raison des distorsions potentielles du revenu net. Il peut être utile de préciser que certaines réductions de la valeur comptable des stocks sont autorisées en vertu des IFRS, mais pas en vertu des GAAP.

Calcul du coût moyen pondéré

Le calcul du coût moyen pondéré consiste à diviser le coût des unités en vente par le coût des unités en rayon. Vous obtenez ainsi une estimation du coût de chaque unité vendue et de chaque unité en stock.
Le calcul du coût de revient moyen pondéré est utile lorsque les coûts des stocks ne sont pas affectés à des unités spécifiques. Toutefois, cette méthode peut également entraîner des pertes considérables si certaines de vos unités sont plus chères que d’autres.
La méthode de la moyenne pondérée est surtout utilisée dans les industries du gaz et du pétrole. C’est également la méthode qui nécessite le moins de suivi.

Identification spécifique

L’identification spécifique est utilisée pour identifier les coûts d’inventaire sur la base d’articles individuels vendus. C’est la méthode qui exige le plus de suivi, puisque chaque produit est identifié.

Cette méthode est couramment utilisée lorsque l’achat de produits est plus facile à séparer pour l’entreprise, par exemple pour les concessionnaires automobiles.

Il n’existe pas de méthode unique pour calculer le coût des stocks. Veillez donc à examiner soigneusement chaque processus avec votre comptable avant d’en choisir un.

4.     Connaître vos coûts d’inventaire

Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des coûts d’inventaire que vous devez calculer.

Coûts de commande

Les coûts de commande comprennent toutes les dépenses liées aux activités du processus de commande. Il s’agit du coût de la main-d’œuvre qui s’occupe du traitement des commandes de livraison, placement et réception pour les entreprises.

Coûts de possession

Garder des invendus n’est pas une dépense ponctuelle négligeable. Voici tout ce qui est inclus dans le coût de possession

• Coût de l’assurance
• Taxes
• Coûts de stockage en entrepôt
• Coûts de manutention
• Coûts salariaux

Selon Investopedia, le coût total de possession représente environ 20 à 30 % du coût des stocks.

Coûts de pénurie

Les coûts de pénurie sont encourus lorsque votre stock ne contient pas suffisamment de marchandises. Cela peut engendrer bien plus qu’un préjudice financier pour la marque. Par exemple, vous devrez payer des frais d’expédition accélérés pour répondre aux commandes. Vous perdrez également des clients et devrez continuer à payer des employés inactifs.

Dans la pratique, ces estimations de coûts peuvent vous aider à prendre des décisions plus judicieuses en matière de stockage, de commande et de planification des livraisons. Elles vous donnent également une estimation claire du coût total de possession des stocks.

5.     Envisager la livraison directe au client

Appelée dropshipping en anglais, c’est une pratique qui consiste, pour les entreprises de vente au détail, à acheter et à expédier directement des articles depuis le grossiste ou le fabricant. Elle permet de s’affranchir de toutes les difficultés liées à la gestion des stocks, en particulier si vous êtes une petite entreprise disposant d’un petit budget ou d’une capacité d’entreposage inadéquate.

Si vous ne savez pas si la livraison directe convient à votre type d’entreprise, tenez compte des points suivants :

Lancement plus rapide des produits : Si votre PME envisage de lancer une nouvelle gamme de produits, la livraison directe au client vous permettra de réduire votre investissement. Tout d’abord, vous n’aurez pas à investir dans le développement d’un produit. Le dropshipping vous aidera à suivre la demande et les coûts de vente, ce qui vous permettra de déterminer la quantité dont vous avez besoin. Vous économiserez également sur les frais de personnel et d’entreposage. En revanche, dans le cas d’une stratégie de dropshipping de marque, vous risquez de devoir supporter des coûts d’ingénierie uniques et des coûts de commercialisation de la marque.

Réduction des frais d’expédition : Si vous avez des clients internationaux, vous savez à quel point les frais d’expédition peuvent être exorbitants. Le dropshipping vous permet d’économiser les frais d’installation d’un centre de traitement des commandes, les frais d’entreposage et d’expédition.

Marge plus faible : Vous ne recevez qu’une « part » des ventes puisque vous vendez les produits d’un autre fabricant. Le dropshipping de marque peut potentiellement améliorer cette situation.

Concurrence : Pour rester compétitif dans un secteur saturé, comme celui des cosmétiques, vous devrez peut-être baisser vos prix de vente, ce qui risque de réduire encore davantage votre marge. Pour réaliser un bénéfice substantiel, vous devrez peut-être augmenter votre volume de ventes grâce à cette stratégie de prix.

La qualité : Bien que votre entreprise ne soit pas responsable de la fabrication, vos clients vous tiendront pour responsable des produits de qualité inférieure. Selon le contrat, vous devrez peut-être gérer les retours et les remboursements tout en gardant un œil sur les indicateurs de qualité de service tels que la rapidité d’exécution de votre partenaire de vente directe au client.

En connaissant les économies de coûts et les risques potentiels liés à la qualité du service associés au dropshipping, vous pouvez décider en toute connaissance de cause si ce mode de distribution est adapté à votre PME ou à votre/vos produit(s).

6.     Planifier le réapprovisionnement des stocks

Une façon standard de gérer le réapprovisionnement de l’inventaire des produits de votre entreprise consiste à utiliser les concepts de stock de sécurité et de seuil de réapprovisionnement.

Stock de sécurité

Un stock de sécurité fait ce que son nom suggère : il sauve votre entreprise. Il s’agit du stock tampon que vous pouvez commander pendant une saison de forte demande.
Voici la formule pour calculer le stock de sécurité.
Stock de sécurité = (Utilisation quotidienne maximale × Délai maximal d’approvisionnement en jours) – (Utilisation quotidienne moyenne × Délai moyen d’approvisionnement en jours)
Où :
Utilisation quotidienne maximale = nombre maximal d’unités vendues en une journée
Délai maximum d’approvisionnement = nombre maximum de jours nécessaires pour réapprovisionner le stock pour l’unité vendue
Utilisation quotidienne moyenne = Nombre moyen d’unités vendues en une journée
Délai d’approvisionnement moyen = nombre moyen de jours nécessaires pour réapprovisionner le stock pour l’unité vendue
Il est essentiel de noter que si les entreprises ont besoin d’un stock de sécurité pour la gestion de leur inventaire, un stock trop important peut se révéler préjudiciable. Non seulement votre argent sera immobilisé dans des stocks qui ne bougent pas, mais vous dépenserez également de l’argent pour gérer et protéger ces stocks.

Seuil de réapprovisionnement

Le seuil de réapprovisionnement est le moment du cycle économique où il est temps de réapprovisionner les articles en stock.

Voici la formule pour calculer le seuil de réapprovisionnement de votre entreprise.

Seuil de réapprovisionnement = (Utilisation quotidienne moyenne × Délai moyen d’approvisionnement en jours) + Stock de sécurité

Où :

Utilisation quotidienne moyenne = nombre moyen d’unités vendues par jour

Délai moyen d’approvisionnement = nombre moyen de jours nécessaires pour réapprovisionner le stock pour l’unité vendue.

Voici un guide pour comprendre quand utiliser la méthode du seuil de réapprovisionnement.

Une alternative à la méthode du seuil de réapprovisionnement est la gestion des stocks commerciaux en flux tendu (ou JIT – Just In Time). La méthode JIT consiste à commander les stocks au moment où ils sont nécessaires. Les produits arrivent à temps et les dirigeants de PME n’ont pas besoin de les stocker, ce qui réduit les coûts d’inventaire pour leur entreprise.

Alors que la stratégie du seuil de réapprovisionnement fonctionne dans les secteurs où les entreprises doivent maintenir des stocks suffisants, la stratégie JIT fonctionne dans les secteurs où le stockage est un processus coûteux.

Voici quelques exemples d’entreprises qui ont adopté le modèle JIT.

7.     Contrôle de l’inventaire

Le contrôle de l’inventaire peut vous aider à confirmer les chiffres que vous voyez dans vos grands livres ou dans vos systèmes de point de vente (si vous les utilisez). Par exemple, un inventaire physique et les étiquettes de comptage des commandes de produits peuvent être comparés aux grands livres dans le cadre du processus d’audit.

Vous pouvez utiliser le comptage de l’inventaire physique ou la méthode d’analyse ABC pour effectuer un contrôle. Vous vous demandez quelle est la différence ? Alors que l’analyse ABC vous aidera à suivre l’évolution de vos produits prioritaires, le comptage physique vous donnera des estimations claires sur tous vos produits.

Planifiez des contrôles d’inventaire de temps à autre, ou lorsque votre comptable en a besoin. Il peut s’agir de contrôles de fin d’année, de contrôles ponctuels ou de contrôles cycliques.

Vous pouvez effectuer un contrôle tous les 2 ou 3 mois, tous les trimestres ou tous les ans, en fonction du type de stock que vous possédez.

8.     Mesurer et surveiller votre inventaire

Suivez les ventes, les tendances du marché et votre activité pour comprendre vos besoins et mieux assurer la gestion de l’inventaire de votre entreprise.
Voici quatre chiffres qui vous aideront à évaluer l’état de vos stocks.

Rotation des stocks

Le ratio de rotation des stocks vous donne une estimation du nombre de fois que votre entreprise vend et remplace ses stocks.
Calculez votre taux de rotation des stocks à l’aide de la formule ci-dessous.
Rotation des stocks = Coût des marchandises vendues (CMV) / Stock moyen
Où :
Stock moyen = (Stock initial + Stock final) / 2

Taux de vente intermédiaire (Sell-Through Rate – STR)

Le STR est utilisé pour calculer la quantité de stocks vendus au cours d’une période donnée par rapport aux stocks reçus au cours de la même période. Le ratio idéal se situe entre 40 et 80 %.

Voici la formule pour calculer votre STR.

Taux de vente intermédiaire = (Nombre d’unités vendues / Nombre d’unités reçues) × 100

Quantité économique commandée (EOQ)

La EOQ consiste à commander le nombre maximum de stocks pour répondre à la demande. Elle permet aux entreprises d’estimer les commandes avec précision et de réduire les coûts de stockage et d’entreposage.
Voici la formule pour mesurer votre EOQ.
EOQ = racine carrée de (2 X coûts de mise en place X taux de demande / coûts de stockage)
Où :
Taux de demande = Coût annuel de la demande (moyenne des produits vendus au cours d’une année)
Coûts de mise en place = coûts de commande par achat (frais d’expédition + frais de manutention)
Coûts de stockage = coûts de détention (également appelés coûts de possession) par unité et par an.

Délai d’écoulement des stocks (Days Inventory Outstanding – DIO)

Le DIO est une mesure qui vous indique le nombre de jours pendant lesquels le capital est immobilisé dans vos stocks avant de réaliser un bénéfice. Un DIO faible est généralement un bon signe pour une entreprise. Cela signifie que les stocks se vendent rapidement. Toutefois, cela peut également indiquer que l’entreprise doit surveiller de près ses stocks afin d’éviter une pénurie.

Mesurez votre délai d’écoulement des stocks à l’aide de la formule suivante.

Délai de d’écoulement des stocks (annuel) = 365 × Coût des marchandises vendues / Stock moyen

Où :

Stock moyen = (stock initial + stock final) / 2

 
Voici quelques indicateurs supplémentaires permettant aux PME d’évaluer la performance de leurs stocks :

• Chiffre d’affaires (revenu net après soustraction du coût des marchandises non livrées, des remboursements et des remises)
• Marge brute (revenu total des ventes après déduction des frais généraux)
• Précision des stocks (écarts entre les stocks et les données d’inventaire)
• Taux de couverture des articles (différence entre les commandes des clients exécutées et les commandes passées)
• Temps de cycle (temps total consacré à la production et à l’exécution d’une commande).

9.     Améliorer la précision de l’exécution des commandes

L’exécution des commandes est un processus souvent ignoré de la gestion des stocks des entreprises. On parle également de réception des commandes. Cette étape est très importante dans la gestion des stocks.

Voici quelques façons d’améliorer la précision de l’exécution des commandes :

• Affecter un employé à l’exécution des commandes
• Vérifier tous les produits reçus par rapport à la liste des commandes
• Signaler les incohérences dans la livraison ou la commande (le cas échéant).
• Procéder à l’étiquetage s’il n’y a pas de problème avec les produits.

Des erreurs dans l’exécution des commandes peuvent entraîner l’insatisfaction des clients, l’émission de remboursements, des frais de retour et d’autres coûts. Par conséquent, la normalisation du processus de retrait et de conditionnement et l’évaluation des erreurs d’exécution contribuent à réduire ces coûts évitables pour l’entreprise.

10. Contrôler la qualité de l’inventaire

Il n’y a rien d’aussi désespérant qu’un inventaire rempli de produits coûteux qui ne peuvent être vendus en raison de problèmes de qualité ou d’un dysfonctionnement potentiel sur le terrain. Évitez cela en mettant en place votre meilleur contrôle de la qualité. Voici quelques méthodes qui peuvent vous aider à contrôler la qualité des produits de votre stock et gérer l’inventaire de votre entreprise.

• Contrôle statistique de la qualité – est nécessaire dans les entreprises où les produits sont fabriqués et vendus en grandes quantités. Le processus consiste à inspecter la qualité des produits à partir d’un échantillon aléatoire.
• Inspection des produits – sert à vérifier la qualité du produit final vendu aux consommateurs. Elle consiste à vérifier les articles en stock par rapport aux spécifications afin d’identifier les défauts et est utile pour les PME.

Selon l’American Society for Quality, les coûts liés à la qualité peuvent dépasser 15 à 20 % du chiffre d’affaires.

Quelques réflexions pour terminer

La gestion de l’inventaire n’est pas chose facile, mais nous espérons que notre guide de gestion de l’inventaire pour les petites entreprises vous a mis sur la bonne voie. Bien que nous vous ayons donné un grand nombre de pistes à explorer et à considérer, mettre en œuvre un conseil à la fois vous aidera à protéger et à entretenir vos stocks et votre investissement. Plus important encore, à mesure que votre PME et votre capacité de stockage se développeront, vos compétences en matière de gestion des stocks continueront à vous être utiles.