Bonnes pratiques à adopter pour le contrôle des stocks de pièces détachées

Spare parts inventory management

Les équipes de direction ne considèrent pas souvent la gestion des pièces de rechange en stock comme une priorité lorsqu’elles recherchent des moyens efficaces de gérer leurs installations. Il en résulte souvent des opérations de maintenance très inefficaces, qui peuvent entraîner des pertes d’une valeur de 300 millions de dollars en une seule année.

Avez-vous considéré le contrôle des stocks de pièces détachées comme allant de soi, estimant qu’il n’aurait pas d’incidence sur votre productivité globale ? Vous devriez peut-être commencer à y prêter attention.

La première chose à faire est de mettre en place un système d’inventaire des pièces de rechange. Dans ce guide, nous vous présentons les processus optimaux et vous expliquons comment les adopter pour améliorer votre gestion des pièces détachées en stock.

Commençons par quelques principes de base.
 

Qu’est-ce que le contrôle des stocks de pièces détachées ?

La contrôle des stocks de pièces détachées implique la gestion des pièces détachées utilisées pour la réparation ou le remplacement. Elle concerne les bougies d’allumage, les batteries, les moteurs électriques, les ampoules, les courroies de moteur, les cartouches d’imprimante, les filtres, l’huile et les lubrifiants, ainsi que d’autres articles similaires.

La gestion des pièces de rechange en stock est un aspect essentiel des activités de maintenance, de réparation et d’exploitation (MRO) nécessaires à l’entretien d’une installation ou d’une usine.
 

Objectif et importance du contrôle des stocks de pièces détachées

Bien que les spécificités de la gestion des stocks de pièces détachées varient sans aucun doute d’un établissement ou d’une usine à l’autre, elle offre des avantages similaires à tous.

Voici quelques raisons essentielles pour lesquelles vous devriez envisager d’améliorer votre système de gestion :
 

Réduction des interruption de service

Avec un stock de pièces détachées bien géré, vos employés auront toujours un accès facile à ce dont ils ont besoin pour effectuer des réparations en temps voulu sur les équipements défectueux. Les temps d’arrêt des activités sont ainsi réduits, voire inexistants.

Comme toutes les pièces détachées nécessaires sont disponibles, vous pouvez facilement remplacer les éléments défectueux et éviter les conséquences d’une maintenance désordonnée ou fragmentée.
 

Réduction des frais

Si vous ne disposez pas d’une pièce détachée au moment où vous en avez besoin, vous pouvez être amené à la faire livrer immédiatement. Cela implique souvent des frais d’urgence, une dépense dont vous pourriez certainement vous passer.

L’absence d’un stock adéquat peut également entraîner une stagnation de la production ainsi qu’une perte d’heures travaillées pour les employés, soit autant de dépenses supplémentaires pour votre établissement.

Qui plus est, en évitant les commandes imprévues de pièces de rechange urgentes, vous disposez de plus de capital à investir dans d’autres aspects de l’entreprise.
 

Amélioration du service à la clientèle

Pendant que vous attendez que les pièces détachées arrivent, vous perdez de l’argent en raison de l’immobilisation de l’équipement. Vous risquez également de perdre des clients si vous ne pouvez pas livrer les marchandises dans les délais impartis.

Le contrôle des stocks de pièces détachées vous assure des clients satisfaits, car vos opérations se déroulent de façon fluide et toutes vos commandes sont livrées à temps
 

De meilleures évaluations métriques

En réduisant les temps d’arrêt et les dépenses, la gestion des stocks de pièces de rechange a une incidence directe sur vos indicateurs clés de performance (KPI).

L’un de ces indicateurs, qui témoigne d’un fonctionnement optimal, est appelé « wrench time », littéralement « temps de clé à molette ». Il mesure le nombre d’heures que votre technicien, mécanicien ou agent de maintenance passe à effectuer des tâches manuelles ou à utiliser des outils (la « clé à molette » désigne les outils utilisés dans le cadre d’un travail manuel). En d’autres termes, le wrench time est le temps consacré directement aux tâches d’entretien ou de réparation, par opposition au temps consacré à des activités non productives telles que les formalités administratives, l’attente ou les pauses.

Vous pouvez également mesurer l’efficacité de votre contrôle des stocks de pièces détachées à l’aide d’indicateurs tels que l’exactitude des comptes de stock, les ruptures de stock, le taux de rotation par pièce, etc. Un inventaire physique des stocks ou un inventaire tournant vous donnera une mesure de l’exactitude du compte de stock. Vous pouvez calculer le taux de précision ou le taux d’écart pour suivre l’exactitude sur une période donnée, afin de quantifier les progrès réalisés.

 

Contrôle des stocks de pièces détachées : bonnes pratiques et stratégies

Que vous élaboriez un plan de gestion des stocks de pièces détachées pour la première fois ou que vous amélioriez un plan existant, ces stratégies et bonnes pratiques vous aideront à vous orienter :
 

1. Hiérarchiser et étiqueter les composants

L’étiquetage de vos pièces de rechange permet à votre équipe d’identifier et de localiser rapidement les articles dont elle a besoin. Utilisez des conventions cohérentes de numérotation et de désignation des pièces lors de l’étiquetage afin d’éviter toute confusion et d’optimiser la recherche et le retrait.

Il est également important de classer et de catégoriser l’ensemble de votre inventaire de pièces détachées afin de savoir à quoi donner la priorité lors des réapprovisionnements.

Réfléchissez aux pièces de rechange que vous devez toujours avoir en stock et classez-les comme des composants « stock ». Les composants que vous n’utilisez pas trop souvent peuvent être qualifiés de « non stock ». Vous pouvez également mettre en œuvre un système de catégorisation ABC pour classer les pièces détachées en fonction de leur valeur et de leur importance. Les pièces « A » sont critiques, les pièces « B » sont moyennement importantes et les pièces « C » sont les moins critiques.

De nombreux facteurs doivent être pris en compte pour déterminer les pièces de rechange à classer par ordre de priorité. Les deux plus importants sont :
 

Risque d’interruption de service

Si vous devez hiérarchiser les composants en fonction du risque d’indisponibilité, vous devez calculer le risque d’indisponibilité lié à chaque équipement. Ensuite, vous pouvez donner la priorité aux pièces de rechange des équipements qui peuvent entraîner des pertes plus importantes en cas d’arrêt de quelques heures ou d’une journée.

En outre, cela vous aidera à optimiser vos dépenses lorsque vous n’avez pas le budget nécessaire pour maintenir des stocks pour l’ensemble de votre inventaire.

Vous pouvez également utiliser ces indicateurs clés de performance pour calculer le risque de temps d’arrêt pour différents équipements:

 

Délai d’approvisionnement

Si vous décidez d’établir des priorités en fonction des délais d’approvisionnement, il est essentiel de faire ce même calcul pour chacune des pièces détachées. Fixez d’abord des seuils de réapprovisionnement pour les pièces dont les délais de livraison sont les plus longs, surtout si elles sont nécessaires pour des équipements critiques.

Vous pouvez également classer les composants en fonction de leur fréquence d’utilisation, des coûts de stockage, des coûts potentiels, etc.

Les systèmes de contrôle des stocks facilitent grandement la tâche de classification et de catégorisation des pièces détachées. Ces logiciels minimisent les erreurs et peuvent calculer rapidement et précisément les délais de livraison et le risque d’indisponibilité de certains composants.

Vous pouvez également mettre en œuvre la lecture de codes-barres ou de QR codes pour automatiser le processus d’étiquetage, de suivi et d’organisation de toutes les pièces de rechange.

Les stratégies de maintenance proactive ou préventive réduisent l’ampleur de vos travaux de réparation et les dépenses correspondantes. Elles sont axées sur la planification des dépenses, avec une réduction directe du risque de coûts inattendus.
 

2. Définir des seuils de réapprovisionnement

Les seuils de réapprovisionnement déterminent le moment où une nouvelle commande de pièces détachées doit être passée. Au lieu d’attendre que les niveaux de stock atteignent zéro, vous commandez des articles lorsque les niveaux de stock atteignent le seuil de réapprovisionnement.

Le seuil de réapprovisionnement peut être calculé à l’aide de la formule suivante :

SR = (Ventes quotidiennes moyennes × Délai moyen de livraison en jours) + Stock de sécurité

Tenez des registres de maintenance détaillés afin de suivre l’utilisation des pièces détachées et l’historique de chaque pièce. Cela peut permettre d’optimiser encore davantage les niveaux de stock lorsque vous identifiez des schémas de demande.
 

3. Utiliser et mettre à jour la nomenclature

La nomenclature décrit les matériaux nécessaires à la production d’un article ou d’un composant. Il s’agit d’une référence essentielle pour les ouvriers qui effectuent des réparations ou de la maintenance.

En tenant votre nomenclature à jour, vous êtes toujours prêt à intervenir en cas de défaillance d’un équipement. En outre, la nomenclature permet d’optimiser le processus de réparation.

 

4. Définir les procédures normalisées d’exploitation

Les procédures normalisées d’exploitation indiquent la marche à suivre, étape par étape, pour exécuter chaque tâche. Pour le contrôle des stocks de pièces détachées, elles peuvent décrire les procédures à suivre pour effectuer des tâches régulières de maintenance ou de réparation. Cela permet de s’assurer que chaque employé suit les mêmes étapes, évitant ainsi les erreurs ou les incohérences.

En outre, les procédures normalisées d’exploitation favorisent la responsabilisation et vous permettent de prévoir les conséquences en cas de non-respect de ces procédures.

 

5. Gérer le cycle de vie

Une stratégie proactive de gestion du cycle de vie des pièces détachées contribue largement au bon déroulement de vos opérations. Une gestion efficace du cycle de vie comprend des mesures visant à :

  • Examiner et mettre à jour régulièrement la liste des pièces détachées.
  • Identifier et retirer les pièces obsolètes ou rarement utilisées
  • Éliminer les pièces obsolètes de manière responsable et conforme.
  • Suivre les procédures et les techniques appropriées
  • Et bien plus encore.

 

6. Stocker les pièces détachées dans un inventaire centralisé

Le fait de placer toutes vos pièces de rechange dans un endroit centralisé et de les organiser dans des étagères, des bacs et des systèmes de stockage facilite la maintenance et la sécurité physique.

Premièrement, cela optimise le processus d’inventaire tournant. Ensuite, cela vous permet d’assurer une meilleure fiabilité de l’inventaire. Enfin, vos employés seront en mesure de trouver et d’accéder aux stocks rapidement et avec très peu d’efforts

 

7. Mettre en œuvre un système de contrôle des stocks

Les systèmes de gestion des stocks sont des outils de grande utilité, principalement en raison de leurs fonctions d’automatisation. Ils peuvent simplifier la saisie des données, la tenue des registres, le suivi des ressources, les commandes, la gestion des reçus et d’autres tâches complexes qui peuvent avoir un impact important sur votre stock.

En outre, des solutions comme Nest Egg peuvent également améliorer la visibilité en temps réel des niveaux de stock, ce qui vous permet de prendre des décisions plus éclairées pour votre système d’inventaire des pièces détachées. Une fois en place, vous pouvez appliquer la méthode FIFO (First-In-First-Out ou Premier entré – premier sorti) pour vous assurer que les pièces de rechange les plus anciennes sont utilisées en premier, réduisant ainsi le risque d’obsolescence.

 

8. Mettre en œuvre des mesures de sécurité

Il est essentiel d’adopter des mesures de sécurité solides pour garantir que votre stock de pièces détachées se trouve au bon endroit et dans les meilleures conditions.

Voici quelques stratégies pour garantir la sécurité du stock de pièces détachées :

  • Restreindre l’accès à l’inventaire à certains départements.
  • Utiliser un accès par badge pour tous les points d’entrée et de sortie.
  • Suivre les ressources au fur et à mesure qu’ils se déplacent dans l’établissement (à l’aide de QR codes et de codes-barres).
  • Installer des systèmes de caméras de sécurité.
  • Incorporer des modules de levage vertical pour l’inventaire des pièces détachées

 

9. Former vos employés à un bon contrôle des stocks

Veillez à dispenser une formation complète et adéquate à tous les employés. Des directives strictes en matière de contrôle des stocks sont essentielles avant même qu’ils ne commencent à travailler.

Enseignez-leur chaque étape des procédures normalisées d’exploitation (PNE) qu’ils doivent suivre et tous les autres processus critiques avec lesquels ils travailleront. Vous ne voulez pas que vos employés interprètent vos documents PNE et autres procédures en fonction de leur propre compréhension limitée et finissent par commettre des erreurs coûteuses.

Dispensez une formation polyvalente à vos employés pour qu’ils puissent effectuer des tâches de maintenance et de réparation de base. Cela peut réduire le besoin de certaines pièces de rechange et améliorer la flexibilité opérationnelle.

 

10. Prendre des décisions fondées sur des données

Avant tout, il est important de s’appuyer sur les données issues de votre système de gestion des stocks et d’autres outils pour établir des prévisions de la demande et prendre d’autres décisions connexes. Comme toutes les données des systèmes de gestion sont à jour, vous serez en mesure de prendre des décisions éclairées. Vous pouvez facilement maintenir des niveaux de stocks optimaux même si la demande de vos clients fluctue.

De même, la mise en œuvre de politiques de commande efficaces, telles que la quantité économique de réapprovisionnement ou la commande juste à temps, permet de minimiser les coûts de possession tout en garantissant que vous disposez de suffisamment de pièces de rechange en cas de besoin.

 

Dernières réflexions

La maîtrise de la gestion de votre stock de pièces de rechange est cruciale pour garantir des opérations optimales et efficaces. La mise en œuvre de protocoles et de mesures appropriés est essentielle pour optimiser le processus. En outre, il est indispensable de tirer le meilleur parti des outils de gestion des stocks et des solutions logicielles.

Nous espérons que ce guide vous a donné de nombreuses idées à intégrer dans vos pratiques de contrôle des stocks de pièces détachées. Après tout, mieux vous serez équipé pour gérer vos opérations, plus il vous sera facile de tenir les promesses faites à vos clients.

 
 

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