Optimale bestelhoeveelheid: zo bereken je de EOQ

Hoeveel moet je per keer bestellen? Met de optimale bestelhoeveelheid, ook wel economische bestelhoeveelheid of EOQ (economic order quantity) genoemd, bepaal je de bestelgrootte waarbij je totale voorraadkosten het laagst zijn. Dat geeft je een gezondere kasstroom, beter voorraadbeheer en minder onnodige uitgaven.

Koop je je voorraad in bij fabrikanten of groothandels, dan is de EOQ een belangrijk getal voor je bedrijf.

In deze gids lees je wat de optimale bestelhoeveelheid is, hoe je hem berekent voor je eigen bedrijf, wat de beperkingen zijn en hoe je hem in de praktijk gebruikt.

Wat is de optimale bestelhoeveelheid?

De optimale bestelhoeveelheid is het aantal eenheden dat je per bestelling het beste kunt inkopen, zodat je bestelkosten en voorraadkosten samen zo laag mogelijk zijn.

Het model werd in 1913 bedacht door de Amerikaanse ingenieur Ford W. Harris. De formule raakte later vooral bekend onder andere namen, zoals de formule van Wilson, en in Nederland en België als de formule van Camp. Pas in 1988 kwam weer aan het licht dat Harris de formule als eerste had opgesteld.

Vandaag gebruiken bedrijven van elke omvang, van grote ketens tot de winkel om de hoek, de economische bestelhoeveelheid om goede inkoopbeslissingen te nemen.

De EOQ is voor elk bedrijf en elk product anders, omdat hij afhangt van je eigen vraag en kosten. Daarom gebruik je een formule die je zelf met je eigen cijfers invult.

Wat gebeurt er als je zonder EOQ bestelt?

Bestel je zonder rekening te houden met de optimale bestelhoeveelheid, dan loop je het risico op te vaak lege schappen of juist te hoge opslagkosten. In beide gevallen bestel je per keer te veel of te weinig.

Zo geef je misschien veel geld uit zonder het door te hebben, en gebruik je je kapitaal, personeel en andere middelen niet zo goed als je zou kunnen.

Waarom de optimale bestelhoeveelheid belangrijk is

Bestellen, ontvangen en opslaan: er spelen veel kosten mee bij voorraad. Met de optimale bestelhoeveelheid houd je de totale kosten van je voorraad zo laag mogelijk.

Zo helpt de EOQ je daarbij:

Slimmer bestellen en kosten besparen

Elke bestelling kost geld: voor transport, verwerking en ontvangst, en de tijd die je team kwijt is aan het controleren en wegzetten van de goederen.

Bestel je in kleine hoeveelheden, dan moet je vaker bestellen en betaal je die kosten dus vaker. Bestel je in grote hoeveelheden, dan bestel je minder vaak, maar ligt er meer voorraad die opslagruimte en geld kost. De optimale bestelhoeveelheid vindt het evenwicht tussen die twee.

Minder tekorten en tekortkosten

Kun je niet aan de vraag van klanten voldoen, dan kost dat extra geld. Je moet bijvoorbeeld een spoedlevering bestellen en extra verzendkosten betalen om de producten toch op tijd binnen te krijgen. Dat houd je niet lang vol.

Ondertussen gaan klanten naar de concurrent. Elke verloren klant kost omzet en winst, en het kost nog meer geld om ze terug te winnen.

Veel bedrijven proberen tekorten op te lossen door simpelweg meer te bestellen. Dat lijkt te passen bij het idee van schaalvoordelen: hoe groter de hoeveelheid, hoe lager de kosten per stuk.

Maar ook dat is niet altijd verstandig. Een grote voorraad vraagt veel opslagruimte, en dat kost geld. Bovendien is de kans op schade en verlies groter als de voorraad niet goed wordt behandeld of niet op tijd verkocht wordt.

Opslag benutten en voorraadkosten verlagen

Opslag- en voorraadkosten loop je zolang je de goederen in huis hebt, van ontvangst tot verkoop.

Met de EOQ houd je die kosten in de hand: je hebt niet meer voorraad dan nodig, dus minder opslagruimte en minder kans op beschadigde of verouderde goederen.

Tevreden klanten en een betere kasstroom

Met de EOQ weet je hoeveel je moet bestellen om aan de vraag te voldoen, zonder je opslag en je team te overbelasten.

Met soepele processen bedien je je klanten beter. En doordat je minder kosten maakt, komt er geld vrij om te investeren in de groei van je bedrijf.

De economische bestelhoeveelheid wordt zo veel gebruikt omdat hij de twee grootste kostenposten van inkoop, bestelkosten en voorraadkosten, tegen elkaar afweegt. Zo bestel je efficiënt en voorkom je onnodige kosten.

Wil je het model echt begrijpen, dan kun je het het beste zelf uitrekenen. Zo doe je dat stap voor stap:

De formule voor de optimale bestelhoeveelheid

De optimale bestelhoeveelheid bereken je met deze formule:

EOQ = √ 2DS / H 

Waarbij:

EOQ = de optimale bestelhoeveelheid in eenheden

D = de jaarlijkse vraag (het aantal eenheden dat je per jaar verkoopt)

S = de bestelkosten per bestelling

H = de voorraadkosten van één eenheid per jaar

Deze formule is bedoeld voor bedrijven die hun voorraad inkopen in plaats van zelf te produceren.

Maak je je eigen producten, kijk dan naar de EPQ-formule (economic production quantity, Engelstalig).

Zo bereken je de EOQ

Bepaal eerst de waarden voor de drie onderdelen: bestelkosten, voorraadkosten en de jaarlijkse vraag.

Dit houden ze in en zo bereken je ze:

Bestelkosten (S)

Dit zijn alle kosten die je maakt voor één bestelling, zoals verpakking, verzending, verwerking en eventuele rente als je op krediet inkoopt.

Je berekent de bestelkosten per bestelling door je totale bestelkosten voor een product in een jaar te delen door het aantal bestellingen voor dat product in dat jaar.

Voorraadkosten (H)

Voorraadkosten, ook wel opslag- of aanhoudkosten genoemd, zijn alle kosten om één eenheid van een product een jaar op voorraad te houden.

Daaronder vallen:

• Kosten voor opslag, zoals huur, energie en belastingen
• Gemiste rente of rendement, omdat je geld in voorraad zit in plaats van ergens anders
• Kosten voor verzekering, beveiliging, onderhoud, beheer en het risico op schade
• Personeelskosten voor het verwerken, opslaan en onderhouden van de voorraad

Tel al deze kosten bij elkaar op en deel het totaal door het gemiddelde aantal eenheden dat je op voorraad hebt. Dan heb je de voorraadkosten per eenheid per jaar.

Jaarlijkse vraag (D)

De jaarlijkse vraag is het aantal eenheden dat je bedrijf in een jaar verkoopt.

Verkoop je een product al langer dan een jaar, dan heb je de cijfers om je jaarlijkse vraag te bepalen. Heb je pas zes of zeven maanden aan verkoopcijfers of minder, gebruik dan een prognosemethode.

Afhankelijk van je gegevens kun je bijvoorbeeld deze methoden gebruiken:

• Trendprojectie
• Marktonderzoek
• Inschattingen van je verkoopteam
• De Delphi-methode
• Econometrische modellen

Deze gegevens houd je makkelijk bij met voorraadbeheersoftware zoals Nest Egg. Je registreert inkopen, verkopen en prijzen, en met de rapporten zie je per locatie of categorie wat je inkoopt en verkoopt.

De optimale bestelhoeveelheid berekenen: een voorbeeld

Bereken de optimale bestelhoeveelheid voor elk product apart, met de cijfers van dat product. Vraag en kosten verschillen per product, dus je kunt niet één uitkomst voor je hele voorraad gebruiken.

Zo werkt het in de praktijk:

Rekenvoorbeeld

Een meubelzaak die bureaus verkoopt, wil weten hoeveel bureaus ze per keer het beste kan bestellen. De bestelkosten zijn € 2.000 per bestelling en het kost € 40 om één bureau een jaar op voorraad te houden.

Volgens de prognose verkoopt de zaak dit jaar 20.000 bureaus.

De zaak vult de formule als volgt in:

EOQ = √ 2DS / H 

Met deze waarden:

D = 20.000

S = € 2.000

H = € 40

EOQ = √ 2 × 20.000 × 2.000 / 40 

EOQ = √ 2.000.000 

EOQ = 1.414 bureaus per bestelling (afgerond)

De zaak bestelt dus het beste ongeveer 1.414 bureaus per keer.

Hoe vaak moet de zaak dan per jaar bestellen? Deel de jaarlijkse vraag door de EOQ:

Aantal bestellingen per jaar = jaarlijkse vraag / EOQ

= 20.000 / 1.414

= 14,1

De meubelzaak bestelt dus zo’n 14 keer per jaar ongeveer 1.414 bureaus. Zo zijn de bestel- en voorraadkosten samen het laagst.

Is een grote of kleine EOQ beter?

Geen van beide is op zichzelf beter; de optimale bestelhoeveelheid is gewoon het evenwicht voor jouw cijfers. Wel zegt de uitkomst iets over je situatie:

• Een grote EOQ betekent dat de vraag groot is of dat elke bestelling veel kost. Je bestelt dan minder vaak, in grotere hoeveelheden.
• Een kleine EOQ betekent dat het duur is om voorraad aan te houden. Je bestelt dan vaker, in kleinere hoeveelheden.

De beperkingen van de EOQ

Het EOQ-model wordt veel gebruikt, maar de formule gaat uit van aannames die niet voor elk bedrijf gelden:

• De vraag, bestelkosten, voorraadkosten en levertijd blijven in de berekende periode gelijk
• Je bestelt elke keer dezelfde hoeveelheid
• De voorraad neemt in een vast, gelijkmatig tempo af
• De inkoopprijs per eenheid blijft gelijk, ook bij grotere bestellingen

In de praktijk veranderen deze factoren, dus de uitkomst is een benadering. Maar zolang ze niet sterk schommelen, is de afwijking klein en blijft de EOQ een goed uitgangspunt voor je inkoop.

Wanneer is de EOQ minder bruikbaar?

Soms helpt de EOQ minder. Bijvoorbeeld als je veel acties hebt, als de vraag sterk seizoensgebonden is, of als een van de cijfers in de formule erg onvoorspelbaar is. Je kunt de EOQ dan nog steeds berekenen, maar houd je bestelhoeveelheden flexibel.

Neem de meubelzaak van hierboven: voor een actieperiode kan de eigenaar meer bestellen omdat hij meer verkoop verwacht. De vraag in de formule gaat dan omhoog.

Krijgt de zaak korting van de leverancier bij grote bestellingen, dan klopt de aanname van een vaste inkoopprijs niet meer. Reken dan na of een grotere bestelling met korting goedkoper uitkomt dan de EOQ.

Past de EOQ niet bij je werkwijze, kijk dan naar andere methoden, zoals just-in-time, lot-for-lot (bestellen wat je per periode nodig hebt) of least unit cost (Engelstalig).

Gebruik de EOQ samen met een bestelpunt en een veiligheidsvoorraad: de EOQ zegt hoeveel je bestelt, het bestelpunt wanneer. In onze gids over voorraad bijhouden lees je hoe je die berekent.

Haal meer uit de EOQ

De optimale bestelhoeveelheid is vooral nuttig voor bedrijven met een grote voorraad, hoge voorraadkosten of dure artikelen. Met de EOQ werk je efficiënter en heb je eerder ruimte om te groeien.

Zodra je inkoop op orde is, heb je meer tijd en geld voor bijvoorbeeld:

• Productontwikkeling
• Groeiplannen
• Klantenservice
• En meer

Tot slot

De optimale bestelhoeveelheid is een waardevol hulpmiddel voor kleine en grote bedrijven. De formule maakt een paar vereenvoudigende aannames, maar geeft je een betrouwbaar uitgangspunt om je bestel- en voorraadkosten samen zo laag mogelijk te houden.