Il calcolo del lotto economico (a volte indicato con EOQ, dall’acronimo inglese corrispondente) è utile alle aziende per ottimizzare gli ordini di approvvigionamento, riducendo così i costi di magazzino complessivi. Ciò consente di ottenere flussi di cassa più efficienti, una migliore gestione del magazzino e la minimizzazione, se non addirittura l’azzeramento, delle spese inutili.

Se le fonti di approvvigionamento del tuo magazzino sono produttori e distributori, il lotto economico d’acquisto costituisce una metrica essenziale per la tua attività.

Questa guida analizza il modo in cui è definito il lotto economico, come calcolarlo per la tua azienda, i limiti di tale metrica e altri aspetti. Procedi nella lettura per capire come integrare correttamente il lotto economico nell’ambito della tua attività, cogliendone i vantaggi.

Cos’è il lotto economico?

Il lotto economico d’acquisto rappresenta la quantità d’ordine ottimale allo scopo che un’azienda possa condurre efficientemente la propria attività.

Questo modello (detto EOQ, sigla di Economic Order Quantity) è stato sviluppato per la prima volta dall’ingegnere di produzione statunitense Ford W. Harris nel 1913, ai fini della pianificazione della produzione. Rimasto quasi ignorato per ben 75 anni, finalmente nel 1988 ha ottenuto il riconoscimento che meritava ed è stato ulteriormente sviluppato, affinandolo, fino a ottenere la formula del lotto economico utilizzata attualmente.

Oggi, ogni tipo di azienda, dalle grandi imprese come McDonald’s alle piccole aziende a conduzione famigliare, utilizzano il modello del lotto economico per prendere decisioni di acquisto corrette e assicurare l’efficienza delle proprie attività.

Il lotto economico è caratteristico di ciascuna azienda e si calcola in base a molteplici fattori e costi in un determinato momento. Questa metrica è espressa perciò da una formula che i titolari e i dirigenti d’azienda possono usare per stimare le soglie di riordino, minimizzare i costi dell’inventario e pianificare i flussi di cassa.
 

Cosa succede se il lotto economico non viene considerato per gli ordini di approvvigionamento?

Se il lotto economico non viene preso in considerazione né calcolato, il rischio di frequenti esaurimenti delle scorte o di costi di conservazione proibitivi è elevato. Entrambi i casi dipendono all’errata valutazione della quantità di merce che è necessario riordinare per il magazzino.

Se la tua azienda redige gli ordini di magazzino senza tenere conto del lotto economico d’acquisto, potresti star perdendo un sacco di soldi senza accorgertene. Inoltre ciò potrebbe ostacolare la tua azienda nell’ottimizzazione del suo capitale, della manodopera e di altre risorse.

L’importanza del lotto economico per la tua azienda

Ordinare la merce, riceverla e conservarla in magazzino: nel calcolo dei costi di magazzino, ci sono numerosi elementi da considerare. Il calcolo e l’implementazione del lotto economico può aiutare la tua azienda a minimizzare i costi totali allocati per la gestione del magazzino.

Ecco un’analisi di alcuni modi in cui il lotto economico può dimostrarsi utile a tale scopo.
 

Migliorare gli ordini di magazzino e minimizzare i costi grazie al lotto economico

Ogni volta che un’azienda ordina della merce, investe del capitale nel suo trasporto, gestione e ricevimento. Tali spese comprendono i costi degli addetti al magazzino per lo smistamento degli ordini.

Il lotto economico indica all’azienda il numero ideale di pezzi da riordinare e come è possibile minimizzare le spese e il tempo extra impiegati a tale scopo.

Anche se un’azienda potrebbe ridurre i costi degli ordini semplicemente acquistando quantitativi di merce inferiori ogni volta, questo significherebbe anche incrementare le spese di trasporto, scarico e gestione. Inoltre aumenterebbero anche la probabilità di esaurimento della merce e altri costi collegati.
 

Ridurre i costi collegati all’esaurimento della merce con il calcolo del lotto economico

Quando un’azienda non riesce a mantenere livelli di stock adeguati per soddisfare la domanda dei clienti, è costretta a spendere di più per compensare la carenza di scorte. Per esempio, dovrà fare un ordine urgente e pagare i costi di una spedizione espressa per riuscire ad avere in tempo le merci mancanti. Questi costi extra non sono sostenibili.

Inoltre, nel tempo che ci mette per fare arrivare nuove scorte di merce, l’azienda perderà clienti a favore dei concorrenti. Ogni cliente perso può essere un colpo notevole per fatturati e profitti; inoltre, riuscire a convincerlo a tornare può costare ancora di più.

Molte aziende cercano di risolvere i problemi di esaurimento delle scorte semplicemente ordinando più merce per il magazzino. Tale metodo ha il sostegno della teoria delle economie di scala, che sostiene che aumentare la scala di produzione abbia l’effetto di ridurre i costi.

Ma neanche questa, in realtà, è una decisione molto avveduta. Questo perché la conservazione di maggiori scorte di magazzino richiede più spazio, aumentando di conseguenza le spese. C’è poi un rischio maggiore di danni e perdite, nel caso in cui la gestione dello stock non sia adeguata o gli scaffali non si svuotino abbastanza rapidamente.
 

Ottimizzare i costi dello spazio del magazzino e della conservazione delle scorte in base al lotto economico

I costi di immagazzinamento e conservazione della merce pesano sull’attività per tutto il tempo in cui l’azienda rimane in possesso della merce, tra il momento dell’ordine e quello della vendita.

Alcune spese (come quelle per il magazzino) possono essere minimizzate e altri costi (ad esempio la merce danneggiata) possono essere del tutto eliminati grazie al lotto economico d’acquisto.
 

Miglioramento della soddisfazione del cliente e del flusso di cassa

Con il lotto economico, le aziende conoscono esattamente la quantità di merce da ordinare per restare al passo con la domanda, ottimizzando al tempo stesso lo spazio e le capacità di gestione del magazzino. Il lotto economico d’acquisto, inoltre, riduce i costi di manodopera e di scarico delle merci.

Grazie alla semplificazione delle attività, le aziende sono in grado di fornire un servizio e prodotti di miglior livello ai propri clienti. Inoltre, l’eliminazione di alcune spese consente di liberare una parte del capitale, che può così essere investito nella crescita e in altre attività connesse allo sviluppo dell’azienda.

Il motivo principale della grande efficienza del lotto economico d’acquisto e del suo ampio utilizzo è che tiene conto di tutti i costi connessi. Assicura che la tua attività operi al massimo della sua capacità, tragga vantaggio delle economie di scala e generi perdite minime.

Per capire realmente il principio e l’applicazione del modello del lotto economico, la cosa migliore è implementarlo. Di seguito, viene spiegata in dettaglio la procedura per integrare la formula del lotto economico nell’ambito dell’attività della tua azienda.

La formula del lotto economico d’acquisto

Il modello del lotto economico d’acquisto è espresso dalla seguente formula:

q* = √ (2Sg / m)

dove le variabili q*, S, g e m rappresentano:

q* = unità del lotto economico d’acquisto

S = tasso della domanda dei consumatori (unità vendute all’anno)

g = costo della gestione degli ordini o del riordino delle scorte di magazzino (calcolato per ordine)

m = costo di conservazione di un singolo articolo a magazzino (calcolato per articolo all’anno)

Questa formula non si applica alle aziende di produzione, ma a quelle che mantengono un magazzino di prodotti ordinati da terzi.

Se invece la tua azienda produce gli articoli che commercializza, devi fare riferimento alla formula del lotto economico di produzione.

Come si calcola il lotto economico di acquisto

Per prima cosa, è necessario definire i valori esatti a attribuire alle seguenti variabili: costi di gestione degli ordini, costi di conservazione e tasso della domanda.

Ecco un’analisi di cosa significano tali valori e il modo di calcolarli.
 

Costi di gestione degli ordini

Si tratta di tutti costi sostenuti per l’acquisto e la gestione di un singolo ordine per il magazzino. Comprendono i costi di confezionamento, movimentazione, tasse di vendita ed eventuali interessi dovuti dall’azienda per acquisti a credito.

È possibile calcolare il costo di gestione degli ordini dividendo il numero totale di ordini di un determinato prodotto in un anno per gli ordini totali di magazzino di tale prodotto nello stesso anno.
 

Costi di conservazione

Detti anche costi di stoccaggio, si riferiscono alle spese annuali relative al possesso di un determinato prodotto.

Includono:

• spese per le attività di immagazzinamento, come affitto, bollette, tasse di proprietà e altre;
• costi di opportunità dovuti all’impiego di capitale in merce a magazzino invece che in altre iniziative redditizie;
• costi di assicurazione, sorveglianza, manutenzione e rischi di danni del magazzino;
• costi di manodopera per movimentazione, conservazione e mantenimento del magazzino.

Somma tutti questi costi e dividi la somma per il numero totale di articoli. In questo modo dovresti ottenere il costo di conservazione del prodotto.
 

Tasso della domanda

Il tasso della domanda corrisponde al numero di articoli che la tua azienda vende in un anno.

Se commercializzi la stessa merce da più di un anno, avrai a disposizione i dati completi necessari per calcolare il tuo tasso della domanda. Se invece sei in attività da solo 6 o 7 mesi (o da un periodo ancora inferiore), puoi usare degli strumenti di previsione.

Ecco alcuni strumenti di previsione che puoi utilizzare, a seconda dei dati che hai a disposizione:

• proiezione dei trend;
• ricerche di mercato;
• metodo della forza di vendita;
• tecnica Delphi;
• econometria.

Questi dati possono essere monitorati per mezzo di una piattaforma di gestione del magazzino come Nest Egg. Si tratta di una soluzione completa per gestire e organizzare il tuo inventario di magazzino, sulla base di informazioni facilmente disponibili. Ti permette di monitorare acquisti, vendite, prezzi e anche di usare strumenti già presenti in azienda per analizzare i dati, allo scopo di ottenere informazioni utili per l’efficienza operativa.

Calcolare il lotto economico per la tua attività

Nel calcolare il lotto economico d’acquisto per la tua attività, devi considerare separatamente ogni tipo di prodotto e usare solo i valori delle relative variabili. Tali valori non possono essere applicati su scala generale a tutto il magazzino, perché possono variare in misura molto significativa a seconda di numerosi fattori.

Per capire come si calcola il lotto economico per la tua azienda, puoi basarti sull’esempio seguente.
 

Esempio di calcolo

Un grande negozio di mobili che vende scrivanie per ufficio vuole determinare la quantità d’ordine più redditizia per il suo prossimo ordine d’acquisto. Il negozio ha stabilito che il costo di gestione di ogni ordine di articoli a magazzino è 2.000 € e il costo di stoccaggio di una singola scrivania per un anno è di 40 €.

Le previsioni di vendita suggeriscono che quest’anno la domanda di scrivanie sarà di 20.000 pezzi.

Ecco in che modo l’azienda può usare la formula del lotto economico d’acquisto per stabilire quale ordine deve fare:

q* = √ (2Sg / m)

In base alle variabili fornite per il caso del negozio di mobili, i valori da attribuire all’interno della formula saranno i seguenti:

q* = unità del lotto economico d’acquisto

S = 20.000

g = 2.000 €

m = 40 €

q* = √ ( 2 * (20.000 x 2.000) / 40 )

q* = √ (2.000.000)

q* = 1414,213 unità per ordine di acquisto

Quindi, il negozio di mobili ha bisogno di ordinare in tutto circa 1414 pezzi per approvvigionare il magazzino.

Ora, come abbiamo visto, la domanda annua totale è di 20.000 scrivanie. A questo punto, l’azienda dovrà suddividere tale quantitativo annuale in vari ordini. Per calcolare questo valore, si divide la domanda annua totale per il numero di pezzi ordinati in un singolo ordine di approvvigionamento, cioè:

Numero annuale di ordini del lotto economico = Domanda annua totale  lotto economico per ogni ordine

= 20.000 ÷ 1414,213

= 14,14

Perciò, il negozio di mobili dovrà fare circa 14,14 ordini per un totale di 1414,213 scrivanie in quell’anno, allo scopo di semplificare le sue attività e minimizzare i costi di magazzino.
 

È meglio un lotto economico basso o alto?

Lotti economici d’acquisto bassi o alti possono presentare vantaggi e svantaggi ma, in generale, un lotto economico alto è in qualche misura preferibile.

Un lotto economico alto corrisponde a un aumento della domanda del prodotto o dei costi della gestione degli ordini. Comporta anche un minor numero di ordini di approvvigionamento fatti nel corso dell’anno. D’altra parte, un lotto economico basso comporta un incremento dei costi di gestione degli ordini e più ordini di approvvigionamento, con conseguenti costi di spedizione più elevati.

Limiti dell’utilizzo del lotto economico

Anche se il modello del lotto economico d’acquisto è ampiamente utilizzato, la sua formula implica determinati presupposti, che non si applicano necessariamente a tutte le aziende. Tali presupposti sono:

• fattori quali domanda, costo di gestione degli ordini, costo di stoccaggio e tempi di consegna degli ordini di acquisto rimangono invariati per il periodo preso in esame;
• le quantità degli ordini sono le stesse per ciascun riordino nell’ambito del periodo definito;
• il calo del magazzino si verifica in modo regolare;
• il costo di acquisto degli ordini rimane costante.

La natura imprevedibile di questi fattori rende il calcolo del lotto economico d’acquisto non del tutto preciso. Tuttavia, dato che si tratta di fattori che difficilmente variano drasticamente, anche i loro effetti sulla variazione del lotto economico hanno una relativa significatività. Perciò tale calcolo è comunque in grado di fornire una stima per ottimizzare gli ordini di approvvigionamento.
 

Quando un’azienda può permettersi di non calcolare il lotto economico?

Esistono situazioni nelle quali il lotto economico d’acquisto potrebbe non costituire una metrica utile. Alcune aziende potrebbero effettuare troppi eventi promozionali in successione o avere picchi stagionali in un determinato periodo dell’anno. Oppure una variabile della formula potrebbe essere impossibile da prevedere o particolarmente erratica. In tali casi, è possibile comunque calcolare il lotto economico, ma le quantità di riordino devono rimanere flessibili, per consentire le necessarie correzioni.

Per esempio, per tornare al caso del negozio di mobili di prima, il titolare dell’azienda potrebbe aumentare la quantità di riordino in vista di un prossimo periodo di promozioni, sulla base della previsione di un incremento delle vendite. Ciò dovrebbe causare un aumento della domanda.

Se il negozio ottiene uno sconto dal fornitore sopra una certa soglia di ordine, potrebbe riuscire a ridurre di conseguenza i costi di gestione degli ordini.

Le aziende possono anche prendere in considerazione strategie di gestione del magazzino come il just-in-time (JIT), lot-for-lot (LFL) o least unit costs (LUC), se le loro attività non soddisfano i requisiti della formula del lotto economico.

Fai funzionare i lotti economici d’acquisto per la tua azienda

I lotti economici si dimostrano particolarmente efficaci per aziende con grandi numeri di inventario, elevati costi di stoccaggio o prodotti costosi. Con il lotto economico d’acquisto, la tua attività può funzionare in modo più efficiente, mettendosi nelle condizioni di intraprendere più precocemente dei piani di crescita e sviluppo.

Ecco alcune aree in cui potresti investire più tempo e denaro una volta semplificate le tue attività di gestione del magazzino:

• sviluppo di prodotti;
• piani di crescita;
• assistenza clienti;
• altro.

In conclusione

Il lotto economico d’acquisto rappresenta uno strumento insostituibile per aziende di tutte le dimensioni. La formula implica alcuni presupposti in relazione a diversi fattori variabili, ma fornisce comunque un elemento affidabile per una gestione efficiente del magazzino e degli ordini, minimizzando i costi totali relativi agli ordini di magazzino, alla loro ricezione e allo stoccaggio delle merci.