Nachlassverzeichnis erstellen: Schritt für Schritt

Ob Sie Erbe, Testamentsvollstrecker oder für Ihre eigene Nachlassplanung zuständig sind: Der aufwendigste Teil ist meist das Nachlassverzeichnis. Alle Vermögenswerte und Schulden zu finden und ihre Details zusammenzutragen, kann je nach Umfang des Nachlasses Wochen oder sogar Monate dauern.

Wenn Sie zum ersten Mal ein Nachlassverzeichnis erstellen, brauchen Sie zweierlei: eine verständliche Anleitung und ein gutes Werkzeug, um den Überblick zu behalten. Dieser Artikel hilft Ihnen bei beidem. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was in ein Nachlassverzeichnis gehört, wie Sie Schritt für Schritt vorgehen und wie Ihnen Software dabei Arbeit abnimmt.

Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick zur Rechtslage in Deutschland und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen wenden Sie sich an einen Notar, Rechtsanwalt oder Steuerberater.

Was ist ein Nachlassverzeichnis?

Ein Nachlassverzeichnis ist eine vollständige Aufstellung aller Vermögenswerte (Aktiva) und Schulden (Passiva), die eine Person zum Zeitpunkt ihres Todes hinterlässt. Maßgeblich ist der Stand am Todestag.

Das Nachlassverzeichnis dient vor allem dazu, den Nachlass korrekt zu verwalten und unter den Erben aufzuteilen. Es ist außerdem die Grundlage für die Erbschaftsteuer und für Ansprüche von Pflichtteilsberechtigten und Gläubigern.

Wer braucht ein Nachlassverzeichnis?

• Erben gegenüber Pflichtteilsberechtigten: Wer enterbt wurde, aber pflichtteilsberechtigt ist, kann von den Erben Auskunft über den Nachlass verlangen, auf Wunsch auch in Form eines notariellen Nachlassverzeichnisses (§ 2314 BGB).
• Testamentsvollstrecker: Sie müssen den Erben nach Annahme des Amtes unverzüglich ein Verzeichnis der Nachlassgegenstände übergeben (§ 2215 BGB).
• Erbengemeinschaften: Wenn mehrere Erben den Nachlass aufteilen, schafft ein gemeinsames Verzeichnis Klarheit und beugt Streit vor.
• Das Finanzamt: Eine Erbschaft muss dem Finanzamt innerhalb von drei Monaten angezeigt werden, nachdem Sie davon erfahren haben (§ 30 ErbStG). Für die Erbschaftsteuererklärung brauchen Sie die Werte aus dem Nachlassverzeichnis.
• Sie selbst, zu Lebzeiten: Für Ihre Nachlassplanung ist eine aktuelle Vermögensaufstellung die beste Grundlage für Testament, Vorsorgevollmacht und Gespräche mit Ihrer Familie.

Was gehört in ein Nachlassverzeichnis?

Immobilien, Bankguthaben und Wertpapiere sind die bekanntesten Posten. Aber auch Möbel, Bücher, Werkzeuge, Haustiere und persönliche Erinnerungsstücke gehören zum Nachlass. Am einfachsten wird es, wenn Sie die Vermögenswerte zunächst in Sachwerte und immaterielle Werte einteilen.

Sachwerte

Sachwerte sind alle Gegenstände, die man sehen und anfassen kann, zum Beispiel:

• Häuser, Wohnungen und Grundstücke
• Fahrzeuge
• Schmuck, Uhren und Edelmetalle
• Maschinen, Werkzeuge und Geräte
• Möbel und Hausrat
• Sammlungen, Kunstwerke und Antiquitäten
• Bücher
• Haustiere
• Familienerbstücke und Gegenstände mit ideellem oder finanziellem Wert

Immaterielle Werte

Immaterielle Werte kann man nicht anfassen, zum Beispiel:

• Giro-, Spar- und Tagesgeldkonten
• Aktien, Anleihen und Fonds
• Bausparverträge
• Rentenansprüche und private Altersvorsorge, soweit sie vererbbar sind
• Forderungen, etwa offene Rückzahlungen oder Steuererstattungen
• Unternehmensbeteiligungen
• Patente, Marken und Urheberrechte
• Digitaler Nachlass, wie Online-Konten und Guthaben

Was gehört nicht in das Nachlassverzeichnis?

Einige Werte fallen nicht in den Nachlass, weil sie direkt an eine bestimmte Person gehen. Dazu zählen vor allem:

• Lebensversicherungen mit einem namentlich genannten Bezugsberechtigten (die Auszahlung kann trotzdem erbschaftsteuerpflichtig sein)
• Der Anteil eines Gemeinschaftskontos, der dem anderen Kontoinhaber gehört
• Vermögen, das schon zu Lebzeiten verschenkt wurde (Schenkungen der letzten zehn Jahre können aber für Pflichtteilsansprüche eine Rolle spielen)
• Hinterbliebenenrenten aus der gesetzlichen Rentenversicherung

Ein Sonderfall ist der Hausrat: Ist der Ehepartner gesetzlicher Erbe, stehen ihm die Haushaltsgegenstände in der Regel zusätzlich zu seinem Erbteil zu (der sogenannte Voraus). Trotzdem lohnt es sich, den Hausrat zu erfassen, denn wertvolle Einzelstücke, Sammlungen oder Kunst können bei der Aufteilung und der Steuer wichtig werden.

So erstellen Sie ein Nachlassverzeichnis

Ob Sie als Erbe oder Testamentsvollstrecker ein Nachlassverzeichnis erstellen oder Ihr eigenes Vermögen für die Nachlassplanung erfassen: Das Vorgehen ist weitgehend gleich. Diese vier Schritte helfen Ihnen dabei.

1. Vermögenswerte ermitteln

Listen Sie zuerst alle Vermögenswerte auf. Gibt es ein Testament, notieren Sie die darin genannten Werte. Sichten Sie anschließend Wohnung und Keller, Kontoauszüge, Depotunterlagen, Grundbuchauszüge, Versicherungspolicen, Steuerbescheide, Post und ein eventuelles Bankschließfach. Angehörige und Freunde können oft weitere Hinweise geben.

Hat der Verstorbene einen Notar oder Rechtsanwalt mit seiner Nachlassplanung beauftragt, kann dieser ebenfalls Auskunft geben.

Gerade bei großen Haushalten hilft es, die Liste weiter zu unterteilen, zum Beispiel in Hausrat, Fahrzeuge und Finanzen. Für den Hausrat finden Sie in unserem Ratgeber zur Inventarliste für den Hausrat viele praktische Tipps.

2. Details zu jedem Posten erfassen

Sobald die Liste steht, sammeln Sie die Details zu jedem Posten:

• Fahrzeuge: Marke, Modell, Baujahr, Farbe, Kilometerstand und Fahrgestellnummer
• Immobilien: Adresse, Grundbuchblatt und Flurstück
• Konten und Depots: Bank, Kontonummer und der Stand am Todestag
• Schmuck und Edelsteine: Material, Gewicht, Schliff, Zustand und vorhandene Zertifikate
• Bankschließfach: Ort und Inhalt

Fotografieren Sie die Gegenstände und bewahren Sie Kopien von Kontoauszügen, Rechnungen und Gutachten auf. Je vollständiger Ihr Nachlassverzeichnis ist, desto leichter fallen später Bewertung und Aufteilung.

Spätestens jetzt merken viele, wie schnell eine Tabellenkalkulation an ihre Grenzen stößt: Fotos, Belege und laufende Änderungen lassen sich darin kaum übersichtlich verwalten. Ein Inventarverwaltungssystem ist dafür besser geeignet. Sie ergänzen Informationen schnell, finden alles in Sekunden und können das Verzeichnis bei Bedarf mit anderen teilen.

3. Vermögenswerte bewerten

Für jeden Posten im Nachlassverzeichnis brauchen Sie einen Wert zum Todestag. Bei Bankguthaben und Wertpapieren ist das einfach. Bei Immobilien, Kunst, Schmuck oder Sammlungen ziehen Sie besser einen Sachverständigen hinzu.

Notieren Sie die Ergebnisse der Bewertung zusammen mit Name und Anschrift des Gutachters im Verzeichnis.

4. Schulden und Verbindlichkeiten auflisten

Erfassen Sie zum Schluss alle Schulden: Hypotheken und Kredite, Kreditkarten, offene Rechnungen, Steuerschulden sowie die Kosten der Bestattung und der Nachlassabwicklung.

Ziehen Sie die Verbindlichkeiten von den Vermögenswerten ab, und Sie erhalten den Nettowert des Nachlasses. Er ist die Grundlage für Pflichtteile, die Erbschaftsteuer und die Aufteilung unter den Erben. Übersteigen die Schulden das Vermögen, sollten die Erben eine Ausschlagung prüfen. Die Frist dafür beträgt in der Regel nur sechs Wochen.

Wenn Sie Ihre eigene Nachlassplanung vorbereiten, sind die nächsten Schritte ein Testament, eine Vorsorgevollmacht und das Gespräch mit Ihren künftigen Erben.

Die Folgen eines unvollständigen Nachlassverzeichnisses

Fehlen im Nachlassverzeichnis Vermögenswerte oder wichtige Details, hat das oft spürbare Folgen:

• Verzögerungen: Die Erbauseinandersetzung zieht sich, und die Erben müssen länger auf ihren Anteil warten.
• Streit: Unklarheiten führen schnell zu Misstrauen in der Erbengemeinschaft oder zu Auseinandersetzungen mit Pflichtteilsberechtigten.
• Haftung: Testamentsvollstrecker können für Schäden durch eine fehlerhafte Verwaltung haften.
• Steuerliche Risiken: Unvollständige Angaben gegenüber dem Finanzamt können Nachzahlungen und im schlimmsten Fall strafrechtliche Folgen haben.
• Laufende Kosten: Immobilien verursachen Nebenkosten, Steuern und Instandhaltung, Kapitalanlagen müssen betreut werden, und offene Schulden verursachen weiter Zinsen.
• Wertverlust: Unter Zeitdruck verkaufen Erben Vermögenswerte manchmal unter Wert.

Verzögerungen bei einem Erbfall können viele Ursachen haben, doch unvollständige Unterlagen gehören zu den häufigsten. Die gute Nachricht: Mit einem gut geführten digitalen Nachlassverzeichnis lässt sich das vermeiden.

Das Nachlassverzeichnis mit Nest Egg führen

Ob für Ihre eigene Nachlassplanung oder als Erbe oder Testamentsvollstrecker: Mit der Nest Egg Hausinventar-App behalten Sie Ihr Nachlassverzeichnis im Griff.

In Nest Egg erfassen Sie alle Details zu jedem Posten, fügen Fotos hinzu und hängen Sprachnotizen, Videos oder Dokumente an. Das spart Tipparbeit: Scannen Sie einfach Barcodes, und Ihr Inventar wird ergänzt. Mit eigenen Feldern erfassen Sie genau die Angaben, die Sie brauchen.

Weitere Funktionen, die Ihnen helfen:

• Fehlt für einen Gegenstand eine Bewertung, können Sie den durchschnittlichen Preis online nachschlagen.
• Sie können den Status jedes Postens festhalten, etwa „bewertet“, „verteilt“ oder „verkauft“.
• Mit Nest Egg Cloud arbeiten mehrere Personen am selben Verzeichnis, und alle Änderungen werden protokolliert. Das schafft Transparenz, gerade in Erbengemeinschaften.
• Sie können so viele Vermögenswerte erfassen, wie Sie brauchen.
• Nest Egg Cloud funktioniert auf mehreren Geräten und synchronisiert automatisch. Ihre Daten liegen sicher in der Cloud, auch wenn ein Gerät verloren geht.

Die Daten zusammenzutragen ist Arbeit genug. Machen Sie sich nicht noch zusätzlich die Mühe mit unübersichtlichen Tabellen, sondern lassen Sie sich von Nest Egg helfen.

Fazit: Das Nachlassverzeichnis Schritt für Schritt

Ein Nachlassverzeichnis zu erstellen heißt, mehrere Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu erledigen und dabei Fristen im Blick zu behalten. Mit dieser Anleitung gehen Sie strukturiert vor, und eine Inventar-App macht die Arbeit noch leichter.

Wir hoffen, dieser Artikel hat Ihnen geholfen, Begriffe wie Pflichtteil, Bewertung und Nachlasswerte besser zu verstehen. Wir wünschen Ihnen, dass Ihre Nachlassplanung oder die Abwicklung des Erbes reibungslos verläuft!