Boedelbeschrijving: wat erin hoort en hoe je hem stap voor stap maakt

Of je nu erfgenaam of executeur bent of je eigen nalatenschap wilt regelen, het lastigste deel is vaak de boedelbeschrijving. Alle bezittingen en schulden opsporen en hun gegevens verzamelen kan maanden of zelfs jaren duren, afhankelijk van de omvang van de nalatenschap.

Maak je voor het eerst een boedelbeschrijving, dan heb je twee dingen nodig: een duidelijke handleiding en een systeem om je inventaris bij te houden. Dit artikel helpt je met allebei. Lees verder om te ontdekken wat er bij een boedelbeschrijving komt kijken en hoe software het werk makkelijker maakt.

Let op: de regels voor nalatenschappen verschillen per land. Dit artikel geeft een overzicht met voorbeelden uit Nederland en vervangt geen advies van een notaris of advocaat.

Laten we beginnen met de basis.

Wat is een boedelbeschrijving?

Een boedelbeschrijving is een overzicht van alle bezittingen (de baten) en alle schulden (de lasten) van iemand op het moment van overlijden. Het belangrijkste doel van een boedelbeschrijving is de nalatenschap goed te beheren en te verdelen onder de erfgenamen, de langstlevende partner, legatarissen en schuldeisers. Ze is ook de basis voor de berekening van de erfbelasting.

Wat staat er in een boedelbeschrijving?

Onroerend goed, beleggingen, pensioenproducten en bankrekeningen staan vaak in een boedelbeschrijving. Misschien verbaast het je dat ook huisdieren, boeken, meubels, machines en apparatuur bij de nalatenschap horen.

Misschien begin je te begrijpen waarom het inventariseren, plannen en verdelen van een nalatenschap zo lastig is. Maar laten we het opsplitsen, dan wordt het eenvoudiger. De eerste stap is de bezittingen in twee groepen te verdelen: materiële en immateriële bezittingen.

Materiële bezittingen

Materiële bezittingen zijn alle dingen die je kunt zien en aanraken. Enkele voorbeelden van materiële bezittingen in een boedelbeschrijving:

• Woningen en ander onroerend goed
• Voertuigen
• Sieraden
• Wapens
• Machines, gereedschap en apparatuur
• Meubels
• Verzamelobjecten
• Kunst
• Huisdieren
• Boeken
• Familiestukken en antiek
• Spullen in huis met emotionele of financiële waarde

Immateriële bezittingen

Immateriële bezittingen zijn alle dingen die je niet kunt zien of aanraken. Enkele voorbeelden van immateriële bezittingen in een boedelbeschrijving:

• Betaal- en spaarrekeningen
• Lijfrentes en andere oudedagsvoorzieningen
• Pensioenregelingen via de werkgever, voor zover die tot de nalatenschap horen
• Aandelen, obligaties en beleggingsfondsen
• Vorderingen, zoals een lening aan een familielid
• Octrooien
• Intellectueel eigendom
• Aandelen in een bedrijf
• Logo’s en merken

Wat hoort niet in een boedelbeschrijving?

Sommige bezittingen vallen buiten de nalatenschap. Ze gaan rechtstreeks naar een aangewezen persoon, of ze waren al gedeeltelijk van iemand anders.

Bezittingen buiten de nalatenschap

Enkele voorbeelden:

• De uitkering van een levensverzekering aan een aangewezen begunstigde (die wel onder de erfbelasting kan vallen)
• Het deel van een gezamenlijke rekening of woning dat van de andere eigenaar is
• Nabestaandenpensioen
• Schenkingen die al tijdens het leven zijn gedaan (die wel kunnen meetellen voor de legitieme portie van de kinderen)

De wet bepaalt de regels voor erven, maar iedereen kan ervoor zorgen dat dierbare bezittingen, zoals spullen in huis en herinneringen, bij de juiste mensen terechtkomen. Dat leg je vast in een testament.

Is er geen testament, dan wordt de nalatenschap verdeeld volgens het wettelijk erfrecht.

Een apart punt is de inboedel. Voor de erfbelasting telt die mee voor de waarde in het economisch verkeer. Een gedetailleerde boedelbeschrijving met foto’s en waarden helpt om die waarde te onderbouwen en de spullen zonder ruzie te verdelen.

Wanneer is een boedelbeschrijving verplicht?

Niet altijd, maar wel vaak. In Nederland moet een executeur zo snel mogelijk een boedelbeschrijving maken. Erfgenamen die een erfenis beneficiair aanvaarden, dus alleen tot het bedrag van de bezittingen, zijn ook verplicht een boedelbeschrijving op te stellen.

De aangifte erfbelasting moet in principe binnen acht maanden na het overlijden bij de Belastingdienst liggen. Ook daarvoor heb je een volledig overzicht nodig.

Hoe maak je een boedelbeschrijving?

Ben je executeur of erfgenaam, dan maak je waarschijnlijk een boedelbeschrijving voor de afwikkeling van de nalatenschap. Of je wilt een boedelbeschrijving maken om je eigen nalatenschap te plannen. In beide gevallen is de aanpak grotendeels hetzelfde. Dit zijn de stappen om een boedelbeschrijving op te stellen:

1. Breng de bezittingen in kaart

De eerste stap is alle bezittingen van de persoon op te sommen. Is er een testament, noteer dan de bezittingen die daarin worden genoemd. Zoek daarna in het huis van de overledene en praat met vrienden en familie om alle bezittingen te achterhalen. Kijk ook naar eigendomsbewijzen, rekeningafschriften, belastingaangiften, kluisjes, post en dergelijke.

Had de overledene een notaris of advocaat, dan kun je die om informatie over de bezittingen vragen.

Je merkt het al: een lijst van bezittingen maken kost moeite en speurwerk. Begin met het scheiden van materiële en immateriële bezittingen, zoals hierboven beschreven. Is er te veel om bij te houden, maak dan extra subcategorieën, zoals de inboedel van het huis of de voertuigen. Voor de spullen in huis geeft onze gids een inboedellijst maken veel praktische tips.

2. Noteer de gegevens van elke bezitting

Heb je een globale lijst van de bezittingen, dan is de volgende stap de gegevens ervan te verzamelen.

Bij een voertuig noteer je kleur, model, merk, bouwjaar, kilometerstand en kenteken of chassisnummer. Bij een woning noteer je het adres, de kadastrale gegevens en dergelijke. Bij een kluis noteer je de inhoud en de locatie. Bij bank- en pensioenrekeningen voeg je recente afschriften en saldi toe, met de naam van de bank, het rekeningnummer en het saldo op de dag van overlijden.

Bij sieraden, edelstenen en edelmetalen noteer je extra gegevens, zoals slijpvorm, zuiverheid, kleur en staat. Vergeet niet foto’s van de bezittingen toe te voegen.

Welke gegevens je moet noteren, hangt natuurlijk af van het soort bezitting en het land. Noteer voor de zekerheid zoveel mogelijk relevante gegevens in je boedelbeschrijving, zodat de waardering en verdeling soepel verlopen.

Soms moet je kopieën van bankafschriften bewaren. Andere keren moet je een beschrijving van de bezittingen noteren.

Je vraagt je nu waarschijnlijk af hoeveel werk het is om al die gegevens bij te houden.

Wat is de beste oplossing? Een spreadsheet lijkt voor de hand te liggen, maar maakt het werk eigenlijk zwaarder. Je moet de gegevens niet alleen terugvinden voor de notaris en de aangifte erfbelasting, je moet ze tijdens de afwikkeling ook bijwerken of aanvullen. Daar is een spreadsheet niet voor gemaakt.

Een systeem voor inventarisbeheer is daar beter geschikt voor. Anders dan een spreadsheet kun je de gegevens snel en makkelijk bijwerken en aanvullen. Je vindt alles binnen een paar seconden terug en deelt het wanneer dat nodig is.

3. Laat de bezittingen taxeren

Door de bezittingen te taxeren bepaal je de waarde van de nalatenschap. Sommige bezittingen (zoals aandelen en bankrekeningen) zijn makkelijk te waarderen, andere (zoals kunst en onroerend goed) een stuk lastiger. Schakel dan een taxateur in.

Voeg ook alle gegevens van de taxatie toe aan je inventaris, met de naam en het adres van de taxateur.

4. Maak een lijst van de schulden

De volgende stap is een lijst van hypotheken, kredieten, zorgkosten, studieschulden, autoleningen, belastingschulden, creditcards en andere schulden.

Veel mensen zien dit niet als onderdeel van de inventaris, maar we raden je aan het in deze fase te doen.

Als je de schulden kent, verloopt de afwikkeling van de nalatenschap veel sneller. Bovendien doe je hetzelfde speurwerk als voor je lijst van bezittingen. Lijken de schulden hoger dan de bezittingen, dan kunnen erfgenamen de erfenis beneficiair aanvaarden of verwerpen. Die keuze leg je vast bij de rechtbank.

Is je boedelbeschrijving compleet, bereken dan het saldo van de nalatenschap door de schulden van de bezittingen af te trekken. Dat bedrag is de basis voor de verdeling en de erfbelasting.

Houd er rekening mee dat termijnen en regels per land verschillen.

Ben je executeur, dan moet je ook de belastingen en schulden van de nalatenschap betalen en toezien op de verdeling van wat overblijft onder de erfgenamen.

Regel je je eigen nalatenschap, dan zijn de volgende stappen een testament laten opstellen, je bezittingen doornemen, eventueel gezamenlijke rekeningen openen, juridische documenten voorbereiden met je notaris, een executeur aanwijzen en meer.

De gevolgen van een onvolledige boedelbeschrijving

Als je niet alle bezittingen en hun gegevens opneemt, is je boedelbeschrijving onvolledig.

Het grootste probleem van een onvolledige boedelbeschrijving is dat de verdeling onder de erfgenamen vertraging oploopt. Een onvolledige of te late aangifte erfbelasting kan bovendien leiden tot rente en boetes van de Belastingdienst.

Een afwikkeling die lang duurt, kost veel geld en tijd, zeker als er geen testament is. Met een onvolledige boedelbeschrijving lopen de kosten op, omdat alles langer duurt.

Naast de kosten van notaris en advocaat wordt ook het onderhoud van de nalatenschap steeds duurder. Woningen brengen kosten mee voor energie, belastingen en onderhoud. Beleggingen moeten actief worden beheerd. En openstaande schulden blijven rente opbouwen.

Bezittingen beheren en onderhouden kan een flinke klus zijn. Hoe meer bezittingen, hoe zwaarder de taak. Bovendien kunnen sommige bezittingen in waarde dalen als ze niet goed worden onderhouden of beheerd.

Ondertussen kunnen mensen die financieel afhankelijk waren van de overledene in de problemen komen als de verdeling uitblijft.

Familieleden die wachten op de afwikkeling kunnen gefrustreerd en gestrest raken. Dat kan leiden tot ruzie en zelfs tot blijvende breuken.

Soms dwingt de druk om snel te verkopen erfgenamen om bezittingen onder de marktwaarde te verkopen. Dat gebeurt vaak met aandelen.

Vertraging bij een nalatenschap kan veel oorzaken hebben, maar onvolledige documentatie is een van de meest voorkomende. Het goede nieuws: met een systeem voor inventarisbeheer voorkom je dat helemaal.

Je boedelbeschrijving bijhouden met Nest Egg

Of het nu gaat om je eigen nalatenschap of om je taak als executeur, de inboedelsoftware van Nest Egg maakt het beheren van een boedelbeschrijving makkelijker.

Met Nest Egg leg je alle gegevens van je boedelbeschrijving vast, voeg je foto’s toe en koppel je geluidsopnames of video’s. En je typt minder: scan de barcodes en je inventaris wordt bijgewerkt. Je kunt zelfs eigen velden maken voor de voorwerpen op je lijst.

Andere handige functies:

• Heeft een bezitting in je boedelbeschrijving nog geen taxatie, dan zoek je makkelijk de gemiddelde prijs online op.
• Je kunt je inventaris vastleggen en de status van elke bezitting noteren.
• Nest Egg Cloud ondersteunt meerdere gebruikers en houdt bij wie wat heeft gedaan. Dat zorgt voor duidelijkheid, vooral als meerdere mensen toegang hebben tot dezelfde gegevens.
• Met Nest Egg leg je zoveel bezittingen vast als je nodig hebt.
• Nest Egg Cloud werkt op meerdere apparaten.
• Synchroniseren gaat automatisch: alles wat je op je apparaat invoert, staat meteen in de cloud. Zo voorkom je onvolledige of tegenstrijdige inventarissen door problemen met een apparaat.

Al die gegevens verzamelen is al zwaar genoeg. Maak het jezelf niet moeilijker met het beheren van een database. Laat Nest Egg je helpen met zijn intuïtieve en veelzijdige functies. Nest Egg is speciaal gemaakt voor inventarisbeheer, maakt het werk eenvoudiger en bespaart je tijd.

Nest Egg: je boedelbeschrijving eenvoudig geregeld

Een boedelbeschrijving maken betekent een reeks taken in de juiste volgorde afwerken, terwijl je de geldende termijnen in de gaten houdt. Met onze gids maak je je inventaris efficiënter en systematischer. Een systeem voor inventarisbeheer maakt het nog makkelijker.

We hopen dat dit artikel je heeft geholpen om onderwerpen als bezittingen buiten de nalatenschap, taxaties en de juiste gegevens beter te begrijpen. We wensen je een soepele afwikkeling of planning van de nalatenschap!