Inventario de herencia: qué incluir y cómo hacerlo paso a paso

Tanto si es heredero o albacea como si está preparando su propia planificación sucesoria, la parte más laboriosa suele ser el inventario de herencia. Localizar todos los bienes y deudas y reunir sus datos puede llevar semanas o incluso meses, según el tamaño del patrimonio.

Si va a hacer un inventario de herencia por primera vez, necesita dos cosas: una guía clara y una buena herramienta para no perder el control. Este artículo le ayuda con ambas. Siga leyendo para saber qué incluye un inventario de herencia, cómo hacerlo paso a paso y cómo un software puede ahorrarle trabajo.

Nota: las normas sobre herencias varían según el país e incluso la región. Este artículo ofrece una visión general, con ejemplos de España, y no sustituye el asesoramiento de un notario, abogado o asesor fiscal.

¿Qué es un inventario de herencia?

Un inventario de herencia es una relación completa de todos los bienes y derechos (el activo) y de todas las deudas y obligaciones (el pasivo) que deja una persona al fallecer. Se toma como referencia la fecha del fallecimiento.

Su finalidad principal es administrar correctamente la herencia y repartirla entre los herederos. También es la base para calcular los impuestos sobre la herencia y para atender a los acreedores y a los herederos con derecho a la legítima.

¿Quién necesita un inventario de herencia?

• Los herederos: para saber qué reciben y repartirlo de forma justa. En España, por ejemplo, el heredero puede aceptar la herencia «a beneficio de inventario», de modo que solo responde de las deudas con los bienes heredados, y para ello se necesita precisamente un inventario.
• El albacea o contador-partidor: quien se encarga de ejecutar el testamento o hacer la partición necesita un inventario fiable de todo el patrimonio.
• Hacienda: los impuestos sobre la herencia se calculan a partir del valor de los bienes. En España, el Impuesto sobre Sucesiones debe presentarse, por regla general, en los seis meses siguientes al fallecimiento.
• Usted mismo, en vida: para su planificación sucesoria, un inventario actualizado de su patrimonio es la mejor base para hacer testamento y hablar con su familia.

¿Qué incluye un inventario de herencia?

Los inmuebles, las cuentas bancarias y las inversiones son lo más conocido. Pero los muebles, los libros, las herramientas, las mascotas y los recuerdos personales también forman parte de la herencia. Lo más sencillo es dividir los bienes en dos grupos: bienes tangibles e intangibles.

Bienes tangibles

Son los objetos que se pueden ver y tocar, por ejemplo:

• Viviendas, locales y terrenos
• Vehículos
• Joyas, relojes y metales preciosos
• Maquinaria, herramientas y equipos
• Muebles y ajuar doméstico
• Colecciones, obras de arte y antigüedades
• Libros
• Mascotas
• Recuerdos de familia y objetos con valor sentimental o económico

Bienes intangibles

Son los que no se pueden tocar, por ejemplo:

• Cuentas corrientes, de ahorro y depósitos
• Acciones, bonos y fondos de inversión
• Planes de pensiones y otros productos de ahorro para la jubilación
• Créditos a favor del fallecido, como préstamos a terceros o devoluciones de impuestos
• Participaciones en empresas
• Patentes, marcas y derechos de autor
• Patrimonio digital, como cuentas en línea y saldos

¿Qué no forma parte del inventario de herencia?

Algunos bienes no forman parte de la herencia porque pasan directamente a una persona concreta. Entre ellos:

• Los seguros de vida con un beneficiario designado (aunque la prestación puede tributar en el Impuesto sobre Sucesiones)
• La parte de una cuenta conjunta que pertenece al otro titular
• Las pensiones de viudedad y orfandad de la Seguridad Social
• Los bienes que ya se donaron en vida (aunque pueden tenerse en cuenta para calcular la legítima)

Un caso especial es el ajuar doméstico. En España, Hacienda presume por defecto que su valor es el 3 % del valor de la herencia, salvo que se demuestre otro distinto. Un inventario detallado de los objetos de la casa, con fotos y valores, ayuda a justificar su valor real y a repartirlos sin discusiones.

Cómo hacer un inventario de herencia

Tanto si prepara el inventario de herencia como heredero o albacea como si registra su propio patrimonio para planificar su sucesión, el proceso es prácticamente el mismo. Estos cuatro pasos le ayudarán.

1. Identifique los bienes

Empiece por anotar todos los bienes. Si hay testamento, apunte los bienes que se mencionen. Después revise la vivienda y el trastero, los extractos bancarios, las inversiones, las escrituras, las pólizas de seguro, las declaraciones de la renta, el correo y una posible caja de seguridad. Familiares y amigos también pueden dar pistas.

Si el fallecido trabajaba con un notario o abogado, también pueden darle información.

En patrimonios grandes conviene dividir la lista en subcategorías, como objetos de la casa, vehículos y finanzas. Para los objetos de la casa, nuestra guía sobre el inventario de hogar para el seguro tiene muchos consejos prácticos.

2. Anote los datos de cada bien

Con la lista hecha, reúna los datos de cada elemento:

• Vehículos: marca, modelo, año, color, kilometraje y número de bastidor
• Inmuebles: dirección, referencia catastral y datos del Registro de la Propiedad
• Cuentas e inversiones: entidad, número de cuenta y saldo a la fecha del fallecimiento
• Joyas y piedras preciosas: material, peso, talla, estado y certificados
• Caja de seguridad: ubicación y contenido

Haga fotos de los objetos y guarde copias de extractos, facturas y tasaciones. Cuanto más completo sea su inventario de herencia, más fácil será después valorarlo y repartirlo.

En este punto, muchos descubren que una hoja de cálculo se queda corta: es difícil gestionar en ella fotos, documentos y cambios continuos. Un sistema de gestión de inventario es más adecuado. Puede añadir información rápidamente, encontrar cualquier dato en segundos y compartir el inventario cuando lo necesite.

3. Valore los bienes

Cada elemento del inventario de herencia necesita un valor a la fecha del fallecimiento. En cuentas e inversiones es sencillo. Para inmuebles, obras de arte, joyas o colecciones, conviene recurrir a un tasador profesional.

Anote en el inventario los resultados de la tasación junto con el nombre y los datos del tasador.

4. Haga una lista de deudas y obligaciones

Por último, anote todas las deudas: hipotecas y préstamos, tarjetas de crédito, facturas pendientes, deudas fiscales y los gastos del entierro y de la tramitación de la herencia.

Reste el pasivo del activo y obtendrá el valor neto de la herencia, que es la base para la legítima, los impuestos y el reparto. Si las deudas superan a los bienes, los herederos deberían valorar aceptar a beneficio de inventario o renunciar a la herencia.

Si prepara su propia planificación sucesoria, los siguientes pasos son hacer testamento, revisar sus bienes y hablar con sus futuros herederos.

Consecuencias de un inventario de herencia incompleto

Si faltan bienes o datos importantes en el inventario de herencia, las consecuencias suelen notarse:

• Retrasos: el reparto se alarga y los herederos tardan más en recibir su parte.
• Conflictos: las dudas generan desconfianza entre los herederos y disputas con quienes tienen derecho a la legítima.
• Responsabilidad: el albacea puede responder de los daños causados por una mala administración.
• Riesgos fiscales: declarar datos incompletos ante Hacienda puede acarrear liquidaciones adicionales, recargos y sanciones.
• Costes que siguen corriendo: los inmuebles generan suministros, impuestos y mantenimiento, las inversiones requieren atención y las deudas siguen generando intereses.
• Pérdida de valor: con prisas, los herederos a veces venden bienes por debajo de su valor.

Los retrasos en una herencia pueden tener muchas causas, pero la documentación incompleta es una de las más habituales. La buena noticia es que un inventario de herencia digital bien llevado ayuda a evitarlo.

Lleve su inventario de herencia con Nest Egg

Ya sea para su propia planificación sucesoria o como heredero o albacea, la app de inventario del hogar Nest Egg le ayuda a tener su inventario de herencia bajo control.

En Nest Egg registra todos los datos de cada elemento, añade fotos y adjunta notas de voz, vídeos o documentos. Y escribe menos: escanee los códigos de barras y su inventario se completa. Con los campos personalizados registra exactamente los datos que necesita.

Otras funciones que le ayudarán:

• Si a un objeto le falta una tasación, puede consultar su precio medio en línea.
• Puede anotar el estado de cada elemento, por ejemplo «tasado», «repartido» o «vendido».
• Con Nest Egg Cloud, varias personas trabajan en el mismo inventario y todos los cambios quedan registrados. Eso aporta transparencia, sobre todo entre varios herederos.
• Puede registrar tantos bienes como necesite.
• Nest Egg Cloud funciona en varios dispositivos y se sincroniza automáticamente. Sus datos quedan a salvo en la nube aunque pierda un dispositivo.

Reunir toda la información ya es bastante trabajo. No sume además el de gestionar hojas de cálculo: deje que Nest Egg le ayude.

Conclusión: el inventario de herencia paso a paso

Hacer un inventario de herencia supone completar varias tareas en el orden correcto sin perder de vista los plazos. Con esta guía podrá hacerlo de forma ordenada, y una app de inventario le facilitará aún más el trabajo.

Esperamos que este artículo le haya ayudado a entender conceptos como la legítima, la valoración de los bienes y el ajuar doméstico. ¡Le deseamos que su planificación sucesoria o la tramitación de la herencia transcurran sin problemas!